未利用的办公室空间、空闲的电脑、含糊其词的文件、无聊的报刊杂志，你看到增加利润的机会了吗？没有什么成本是绝对不能削减的。

消灭一切成本魔鬼

迈向降低日常管理成本的第一步，就是要把每一项成本看成必须加以消灭的魔鬼。势必会有许多成本抵抗并证实其存在的合理性，但你还是要坚定不移、持之以恒地努力去削减你所遇到的每一项成本。要树立零预算概念，对现存的每一件事，都应该假设其为不合理，问一问：“如果削减这一成本，真的会影响收入或利润吗？它是怎样影响的？”如果你找不出影响来，那么你就不需要这一成本。

1.先砍成本，后提问题

很多企业的经营者，常犯的通病就是在削减成本时过于小心，在没有绝对把握做出正确决定之前绝不动成本，其实这种小心根本没有必要。让我们做个反向思维来说明：“除非绝对必要，让我们先去掉这一成本再说”。之所以说可以这样先砍掉成本，然后再提问题，是因为如果你做错了，总会有人告诉你，你再把它加回去就是了。在企业经营中，压力通常来自于要求增加成本。如果一个部门要求招聘6个人，你只给他3个，他们肯定会来找你，告诉你他们是如何超负荷工作的；另一个部门要求添购15台电脑，而你只买10台，他们实在不够用的话，就会找你要另外5台。超大幅度的削减成本，即使你错了，你还会有很多机会纠正错误。你必须改变你企业的观念，从你自己做起，坚信这一点，要多砍、少花。削减成本与增加成本像两个对冲的浪潮，那一方更为坚定，力量更大，就会阻止另一方。

2.把成本支出的程序复杂化

这是削减成本的一个高招。对于目标成本，甚至可以不设预算，只是通知所有在该项目上花钱的人，花钱之前必须先与老板联系，要当面征得同意，这样即简单又有效。许多款项都可以这么做，其效果一定会很好。可能会有些员工给你写条子，向你说明他们为什么需要这些钱和人员或者设备。如果是真的有必要，你就应该同意他们的要求。但这种情况很少，大多数情况是没人来找你，这些钱也就不用花了。因为如果不是必要的，任何员工都不愿给老板留下大手大脚的印象。

一定要把员工向你要钱的手续搞得繁琐，千万别让他们填个表就可以拿钱，最好让这个方法有点吓人。坚持用仔细与挑剔的眼光看待每一项支出，并尽可能地拒绝。至于你“小气”名声的影响，总比企业利润的增长小得多。大多数支出会遭到拒绝，但好的提议还会通过。如果你过分注重绅士风度，过于软弱，就达不到效果。

很多企业的各种开销都是由财务部门来签发的，在这里建议你亲自审核所有的开支，虽然还是由财务部门负责，你可以和你的出纳员一起，约定每半个月见一次面，出纳负责解释每一笔钱支出的原因或目的，你来确定是否签发。每次半小时，应该可以把所有的开支过一遍。

大多数管理者只是看成本报告，而不看账单和支票，大量的款项就这样在报告中蒙混过关了。当你检查每一笔支出时，你一定会发现很多不必要的隐藏支出。就算你的业务量很大，你没有时间去审核所有的支出，那么你还可以每个月签一半，甚至30%或20%，只要你去做了，就一定可以节省很多的成本。

多数企业实行总经理一支笔报销，他们总是在下属拿来报销单时，只瞟上一眼就签上自己的大名。殊不知这支笔如同一把钥匙，不必要的成本如同魔鬼，手中的笔一旦不经意地落下，门就开了，魔鬼就跑出来了。因此，在财务审计人员和基层管理人员层层协助的同时，总经理这支笔一定要把好重要的这一关，每张申请上来时都要仔细辨识是否有魔鬼躲在里面。较好的办法是在申请款和报销单上都增加三栏内容：简要说明已达到或要达到的结果，企业对类似行为的财务惯例，类似行为以前的投入产出比以及本次行为的投入产出比。这些栏目的填写都由基层和财务来完成，对于总经理分辨魔鬼有很大好处。管住每一笔支出的关键是一切都要量化，只有量化才能反映出来成本的回报率。考核员工，也必须有量化的指标。

企业应建立定期的检讨制度，根据企业的目标来追问某一笔支出、某一行动或某一部门的存在是否合理，追问某一岗位是否有存在的必要，甚至追问企业的存在是否合理，是否偏离了既定的目标和价值。不断怀疑和检讨自己的企业，往往能迅速发现问题的所在，从而最大程度地节约成本。管住每一项支出是一个浪漫的、理想的目标。总会有魔鬼跑出来，最重要的是企业要有自我完善的机制和自觉性，能亡羊补牢也很好。

3.再小的成本也要考虑其有无必要

要设法让你的员工知道，你不但关心大钱，也关心小钱。没有什么成本是在你考虑之外的。认真审核每一项成本，你传达的信息就会被认真对待。此外，削减所谓的微小成本，你会赚取令人吃惊的利润，因为这些成本从来就没有被人认真对待过。坚持下去，每一项成本都会有其价值！

4.严格降低成本，赢得员工的尊敬

一些主管很害怕，如果采用激烈的手段削减成本，周围的人及雇员会认为你可恶，不通情达理。如果你把事情做好，就没必要担心这些了。严厉加能干会赢得人们对你的尊敬，而不是憎恨。只有严厉而平庸、无能的主管才会令人憎恨。所以，如果你有能力，人们就会接受你的严厉。然而大多数主管都很能干，但他们却没能认识到这一点。

专注于削减成本、增加利润，是一种对意志力要求很强的行为，但比研究火箭容易得多。如果你坚持去做，成为一个获得最大利润的好主管其实并不难。问题仅仅是你思路是否正确，你能否全身心投入。如果你能解决问题，你就是好主管，尊敬你的人远多过憎恨者。这些尊敬会使你变得更加严厉和更加优秀，也正如心理学家所说，你就会置身于非常有效的“正态反馈循环”之中。

5.大胆消减成本，员工乐于接受

可能当你削减一项成本时会有人对你说：“你别指望员工们接受你这一套。”但在实施几个月之后，就没人会记起以前是什么样了。员工们会很快接受所有这些新东西。

事情总会如此，因为你已习惯了公司的日常事务，所以当你做一些削减成本的改革时，它看上去会很激烈。但是，经过短时间的振荡之后，所谓剧烈的变化就变成了日常的、十分合理的事情了。员工会调整他们的预期值和日常行为。由此节约的钱可以用于更重要的开支，其中包括增加员工工资。

挑战习惯 细节中降成本

１.停止一切不必要的打印

不提倡一定要以打印的文件进行沟通，如有可能，随手写个便条即可。手写便条会迫使他把自己的意图表达得简短而明了，同时可以节约秘书的工作量（还包括办公设备和材料）。大量减少打印工作以后，就逐步砍掉了不必要的秘书工作，这样你就可以减少秘书人数。

改变此类习惯的一个好处就是，向你的企业传达出一种信息：我们不做无用工，我很忙，我要见客户，要赚钱，没有时间浪费在打印上。

2.简化一切文件，荡平“文山”

在所有的企业中，内部报告、成本计算报告、数据报表及复印件等，有75%都是不必要的，砍掉这些多余的报表，因为这是在浪费金钱。另一个问题是盲目地追求精确。绝大多数企业决策应该根据直觉、判断和大概数据做出。依据精确的、详尽的成本核算文件而做出决策是少而又少的事。必须重新确定报表的轻重缓急，搞清楚哪些是在你的实际决策中真正需要的。大多数企业中都存在着量化数据泛滥的问题。很多公司都有数目惊人的报告性文件，比如：项目宗旨、行动纲要、目标报告，或者是人员报告、资源报告、团队组织报告、标准化程序报告，绝大多数人从来就搞不清楚这些报告有什么用，不知道它们在说什么，它们把所有的事情都量化、定位、政治化了。在你的组织中应该采用直接的、实用的方法，以帮助人们容易做出反应。如果他们非要交什么报告，就教会他们只讲他们要说的事，而不要咬文嚼字。报告应该直截了当，内容充实，不要讲过程和细节。在企业内停止不必要的文件传递，确保人们把时间花在提高利润上，而不是互相通知来通知去，彼此打扰。

3.消除一切制度损耗，提高效率

制度损耗是指在企业制度、规则和指导方针建立起来以后，没有将它们持续贯彻到实际行动而产生的与预期之间的差异。消除这种损耗是明显提高企业业绩的一种有效途径。例如，公司制度规定对所有的客户投诉都要认真记录，并在24小时之内加以处理。但实际上，在你的公司里，往往只有一小部分勤奋的人遵守了这条规则。

制度损耗的原因有很多，理由可能是：没有适时的监督和审查制度，没有安排新员工的上岗培训，没人教他们正确的执行制度，或者是不了解制度的使用情况，等等。使用和不使用制度你可能会觉得没什么明显的差异。但你要切记：政策和执行之间不可避免地存在着差距。如果公司的规则或制度不能得到始终如一的贯彻，公司的业绩就达不到高效的发展和预期的效果。时间久了，你就会听到客户的抱怨：“你们根本就不在乎我们，对我们的建议似乎无动于衷。”或者是“我们下一次不再和你们合作了，要另换一家公司”。

消除制度损耗可以提高企业的利润、服务水平以及工作效率。事实上，很多企业由于制度损耗而导致了成本不断增加，从而造成大量的浪费，其数额甚至不少于企业每年的净利润。

作者单位 中国人民大学商学院

编辑 程丹丹

本文选自《企业管理》杂志